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Action 5 – Mettre en place des outils de suivi - Général - Articles
Général : Action 5 – Mettre en place des outils de suivi
Posté par Jérôme LAMACHE le 26/5/2008 8:00:00 (2179 lectures) Articles du même auteur

Véritable élément d’aide à la décision et de valorisation de l’espace, le suivi des activités, des publics et de leurs besoins est souvent inexistant, simplement manuel ou encore réalisé par le biais d’outils peu adaptés.



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Retrouvez chaque semaine une action détaillée pour Sensibiliser les élus et agents au rôle de l'EPN sur le territoire.

Cet article est issu d'un guide pratique à destination des responsables et animateurs d'espaces publics numériques.

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Le suivi des activités et des publics au jour le jour pose un véritable problème de temps et de moyens, tout particulièrement lorsque l’animateur est seul.

Trop souvent fait manuellement, voire pas du tout, ce suivi est difficilement exploitable ou réutilisable au moment de la réalisation du bilan annuel ou pour la valorisation des partenariats. En effet, ces données sont de véritables éléments d’aide à la décision, pour le montage d’un partenariat ou le développement de nouveaux projets pour l’espace.

L’utilisation d’un outil bien conçu peut faciliter le travail et permettre une sortie rapide et à tout moment, de données utilisables en différentes occasions.
Aujourd’hui, il existe plusieurs outils qui ont été développés dans des espaces ou pour des réseaux d’espaces, en libre ou non. Ces outils s’appuient sur l’expérience de ces lieux et tiennent compte des contraintes propres à l’espace. Certains sont simples et se contentent de quelques données, d’autres vont plus loin dans les informations enregistrées et donc dans les possibilités d’analyse mais peuvent parfois être trop lourds pour un “petit” EPN. Ils sont donc à choisir en fonction des besoins propres à l’espace.

Quelques questions à se poser avant de choisir un outil :
Quels sont mes besoins ?
  • suivi et statistiques pour les activités,
  • suivi des usages,
  • suivi et statistiques des publics - âge, catégories socioprofessionnelles, lieu de résidence, gestion...,
  • gestion et réservation des postes - en fonction du nombre de postes et des spécificités éventuelles de certains d’entre eux,
  • gestion des adhésions et gestion comptable...
  • etc.

Quel temps disponible journalièrement pour renseigner l’outil ? Est-il pertinent d’utiliser un outil qui soit renseigné en partie ou en totalité par les usagers eux-mêmes ? Il existe beaucoup d’outils développés au sein d’espaces… et pour cela il faudrait les consulter via la liste espaces-publiques-multimedia@yahoogroupes.fr, par exemple, ou d’autres lieux ressources.

Mais quels que soient ces outils, l’objectif est bien de pouvoir sortir des statistiques ou autres données pour mesurer les évolutions dans le temps, de mettre en évidence les différents publics et les mouvements de ces publics proportionnellement, les changements dans les activités, les demandes les plus courantes et les activités qui sont moins demandées… Enfin toutes les informations qui seront utiles pour réaliser le bilan annuel (action N°6) et mettre en perspective les activités et les projets de l’espace.

A titre indicatif, nous citerons deux outils libres connus…
Cybermin : http://cybermin.free.fr/ ou http://www.cybermin.org/
EPNAdmin : http://epnadmin.net/ et http://epnadmin.net/IMG/zip/epnadmin_plaquette.zip




***

Prochaine action :
ACTION N°6 - Etablir et valoriser son bilan annuel




Sources : Articles et informations issues du Guide pratique "Sensibiliser les élus et agents au rôle de l'EPN sur le territoire", publié par ARTESI Ile-de-France, disponible en intégralité sur www.artesi-idf.com



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